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El mandato: la autorización de domiciliación bancaria

Indice

Introducción

Para la realización de una domiciliación bancaria, el acreedor deberá obtener el consentimiento del deudor por medio de un mandato de domiciliación bancaria SEPA válido y conforme con la legislación vigente.

Este mandato constituye una autorización otorgada por el deudor (cliente) para permitir a un acreedor cobrar pagos futuros en su cuenta bancaria.

Antes de la transición hacia el sistema SEPA, los bancos eran los que se encargaban de la gestión de los mandatos. Uno de los cambios más importantes introducidos por la regulación SEPA fue la modificación de la responsabilidad del mandato: todo lo referente a la gestión del mandato está ahora a cargo del acreedor (comerciante): gestión del mandato, digitalización, almacenamiento dinámico, número único de referencia.

Tipos de mandatos

Existen dos tipos de mandatos:

• el mandato en papel
• el mandato electrónico, o e-mandat

El mandato en papel es el formato tradicional del mandato, que incluye información obligatoria y la firma del cliente. Como las domiciliaciones bancarias SEPA deben documentarse e identificarse con información del mandato, el acreedor debe transferir la información impresa del documento del mandato a un formato electrónico para procesar las transacciones bancarias.Además, como el mandato es la prueba del consentimiento del deudor, debe almacenarse de forma segura ya que puede ser necesario en caso de disputa o litigio por el banco del deudor. Esto puede requerir una infraestructura pesada, lo que podría ser costoso de mantener.

El e-mandat es el formato electrónico del mandato. El e-mandat debe ser legalmente vinculante en caso de litigio.

Se recomienda un enfoque en tres etapas: 

¿Qué aspectos confirman la validez de un mandato electrónico de domiciliación SEPA?

  • Una firma electrónica avanzada*, válida del mandato, puesto que se ajusta a las estrictas condiciones de autentificación del cliente. *los dos niveles de firma electrónica aceptados por la normativa europea 2014/910 Art3(10)(11)&(12) son: nivel Avanzado y Cualificado.
  • Solamente una firma electrónica reconocida, tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita.
  • Un conjunto de elementos obligatorios (*Según se define en las reglas relativas a las domiciliaciones SEPA - SEPA Core Direct Debit Scheme Rulebook - https://www.europeanpaymentscouncil.eu)

¿Cuáles son las informaciones obligatorias en un mandato?

Para que sea válido, un mandato tiene que incluir las siguientes informaciones:

  • Referencia Única del Mandato (RUM). Deberá crear una referencia de máximo 35 caracteres. SlimPay puede generar una de manera automática. También deberá crear un prefijo. 
  • El nombre del deudor
  • El IBAN del deudor
  • Detalles del acreedor (el comerciante)
  • Identificador del acreedor (SlimPay le puede proporcionar un identificación, para más información puede acceder aquí)
  • Tipo de pago (único o recurrente)
  • Hora y lugar de la firma
  • La firma electrónica

¿Cuáles son los diferentes estados asociados al mandato?

A continuación encontrará la lista con los diferentes estados disponibles en el Dashboard de SlimPay:

 DASHBOARD V.1

Pestaña Mandatos SEPA, sección Ver las firmas en curso

Creado

La firma del mandato en curso ha sido:

  • creado
  • enviado a la dirección de correo electrónico del cliente (o deudor)

El usuario del Dashoard puede modificar / reenviar la petición de firma del mandato a través de un enlace o anularlo. 

Firmado

La firma del mandato en curso ha sido:

  • creado
  • enviado a la dirección de correo electrónico del cliente (o deudor)
  • la firma del mandato se ha realizado con éxito 

El comerciante tiene a su disposición un mandato firmado que le permite realizar cobros a su cliente.

Cancelado

La firma del mandato en curso ha sido:

  • cancelado por el usuario del Dashboard
  • se ha producido un error durante el procedimiento (ej. el usuario ha salido de la página antes de completar el mandato).

DASHBOARD V.2

Pestaña Autorizaciones, sección Mandatos

Esperando RUM* Se ha creado un mandato sin RUM* pero se deberá añadir más tarde
Activo El estado de un mandato es "activo" cuando este se ha firmado correctamente.
Revocado

Un mandato es revocado cuando:

  • el cliente solicita su anulación
  • el comerciante solicita su anulación

La revocación impide la realización de todos los cobros asociados a dicho mandato.

Caducado

Un mandato caduca cuando su última utilización fue hace más de 36 meses (a partir de la fecha de la última domiciliación ejecutada). Esto impide igualmente la realización de otros cobros asociados a dicho mandato.

  * RUM: Referencia Única del Mandato

Migración de mandatos a la base de mandatos de SlimPay

SlimPay cuenta con una experiencia probada en la gestión de mandatos y posee un gran conocimiento en la gestión de grandes volúmenes de mandatos. SlimPay puede ayudar a los comercios a migrar sus mandatos gracias a un procedimiento seguro que permite la continuidad del servicio y los pagos.

Este paso es completamente transparente para los usuarios finales (deudores). Además, la migración de mandatos también evita que se interrumpa la recaudación de ingresos y se garantice la sostenibilidad de los pagos recurrentes.

SlimPay puede ayudar a los comercios que ya posean una base de mandatos existente a migrarlos a nuestro sistema gracias a un procedimiento de migración de datos. SlimPay proporciona un formato de archivo para importar estos mandatos que serán entonces verificados antes de integrarlos en el entorno de producción.

Le aconsejamos ponerse en contacto con nuestro departamento legal (¿Cómo validar la opción de importación de mandatos existentes?) para iniciar el proceso de migración.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que enviar el mandato firmado al deudor?

No es obligatorio, pero se aconseja hacerlo. Legalmente, solo tiene que comunicarle la Referencia Única del Mandato, la fecha de la firma y el nombre del acreedor. SlimPay puede configurar un email de notificación: para cada firma, el deudor (cliente) recibirá automáticamente una copia del mandato firmado en formato PDF.

¿Cuál es la información que puedo cambiar una vez que se ha firmado el mandato?

Una vez que se ha firmado el mandato, solo podrá cambiar los datos bancarios (el IBAN). Si desea modificar otra información deberá revocar el mandato y firmar otro nuevo. 

*los nuevos datos bancarios no aparecerán en el mandato

¿Cuándo se debe revocar un mandato?

Podrá revocar un mandato a petición de la parte interesada. No obstante, si un deudor ya no es su cliente el mandato ya no se podrá utilizar. Si el mandato no se utiliza durante 36 meses, deja de ser válido y caduca por sí solo. 

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